Публичное выступление: как подготовиться, как быть убедительным, как работать с аудиторией
  • Главная
  • /
  • Статьи
  • /
  • Публичное выступление: как подготовиться, как быть убедительным, как работать с аудиторией

Публичное выступление: как подготовиться, как быть убедительным, как работать с аудиторией

Итак. Чтобы приемы и инструменты, которые приведены в этой статье, были более понятны, проиллюстрируем их на кейсе. Пусть «завязка» будет, например, такой...


У нас есть менеджер среднего звена. Зовут его, допустим, Гвидон Евсеевич (для простоты будем его называть Гвидоном). И он является руководителем важного для Компании проекта по реорганизации системы продаж и маркетинга.

Сегодня Гвидона вызвал Сам Босс. Среди прочего нашему менеджеру поручили выступить на совещании ТОП-менеджмента с отчетом о ходе проекта:

«Компания в этот проект немалые деньги вкладывает... Выступи, расскажи, что происходит. Только недолго. Коротко и по сути. Чтобы не больше 4-5 слайдов было...».

Гвидон вернулся со встречи в задумчивости. Выступать - не его сильная сторона, и опыта мало. Но от поддержки ТОП-ов зависит многое (или даже все). Если проект провалится, и карьера, и авторитет могут полететь под откос...

Сложность еще и в том, что на совещании будет начальник IТ-департамента Ванадий Ванадиевич. А он всегда задает каверзные вопросы - ощущение, что хочет выступающего «засыпать». И хорошо, если только вопросы, а то ведь может и язвительно комментировать...

Совещание - завтра. Надо готовиться. Начнем со слайдов?

Проект, которым занимался Гвидон, пока не мог похвастаться результатами. Рост продаж ожидался еще через полгода, когда большая часть работ по проекту будет завершена. Гвидон открыл Excel-файлы с отчетами по продажам:

«Если выбрать только некоторые регионы - можно показать рост... Надеюсь, Ванадий не спросит что-то типа: «А точно рост из-за проекта или это случайные флуктуации?» С другой стороны - а что еще показывать, когда нечего?..»

Copy-paste из Excel в PowerPoint. Таблица с данными, конечно, не поместилась на слайд. «Уменьшим шрифт...»


Домой Гвидон Евсеевич возвращался с тяжелым сердцем, хотя и суже сделанными слайдами. Какие-то данные на слайдах были, но что рассказывать - было не до конца понятно. В размышлениях об этом Гвидон провел вечер и лег спать.

Сон Гвидона

Во сне Гвидон находился в конференц-зале и почему-то был не Гвидоном, а начальником IT-департамента Ванадием Ванадиевичем. Сам Босс сидел ближе к экрану. Вокруг сидели другие ТОП-менеджеры. А Гвидон (то есть Ванадий) сидел подальше.

-Так... - объявил Сам Босс. - А сейчас у нас в повестке... Гвидон Евсеевич. Как вы помните, он реорганизует продажи и маркетинг. Он минут за 10 расскажет нам, как идет проект, а потом сможем задать вопросы.

Какое выступление будет плохим, если посмотреть на него глазами слушателей

Вышел Гвидон.

-    Здравствуйте... - начал он. - Большая честь докладывать вам о ходе проекта... Я расскажу вам, к чему привели принятые меры и проведенные мероприятия...
Гвидон, похоже, волновался о том, как он выглядит. Начал он наигранно бодро, так что Ванадию-Гвидону во сне захотелось сказать ему: «Не волнуйтесь, пожалуйста. Перед нами не обязательно выступать, с нами можно просто разговаривать...»

Но тут появился первый слайд. На нем была куча цифр и какой-то текст. Ванадий пытался разглядеть их, но понял, что бесполезно. Сам Босс, хотя и сидел рядом с экраном, щурился тоже.

-    Да что ж у вас там? 6 пунктов, что ли, размер шрифта?!.. - вырвалось у Ванадия.

Наигранная бодрость Гвидона стала еще более наигранной:

-    Не волнуйтесь, я вам все прочитаю! В трех регионах наш проект уже показал первые результаты. Начнем с Кавказа... - Гвидон взял лазерную указку и, водя красным пятнышком по «слепым» надписям на слайдах, стал зачитывать цифры.

Вот тут Ванадию-Гвидону стало скучно и обидно. Стало совершенно понятно, что и дальше этот Гвидон (который на сцене) будет комментировать свои слайды с какими-то цифрами, регионов типа Кавказа, который, кстати, совершенно для Компании не показательный.

Какие выводы из этих данных должны последовать - непонятно. Зачем Ванадию это слушать, как он сможет это использовать в работе - тоже непонятно. Ванадий лучше бы поработал вместо этого с почтой. Должно быть, уже свалилась сотня-другая email-ов, часть из которых - срочные. Но Сам Босс настаивал на том, чтобы на совещаниях ТОПы были без ноутбуков и смартфонов. Ничего важного в цифрах с Кавказа Ванадий для себя не видел, а ничем другим заняться не мог.

Терпения хватило минуты на три.

-Так... - Ванадий поднялся со своего места - Гвидон... эээ... кажется, Евсеевич? Вы не сказали, как вам удобнее, вопросы после презентации или прямо по ходу можно задавать. Вот у меня сейчас вопрос возник. Разрешите задать? 

В зале повисла неловкая пауза. Не разрешить Гвидон не мог. А всем остальным было интересно, что же на этот раз «отчебучит» Ванадий Ванадиевич. Директор IT-де- партамента же (от чьего лица снился этот сон Гвидону) вообще не собирался ничего «отчебучивать». Ему просто было обидно терять драгоценное время на выслушивание каких-то цифр, которые он не считал важными.

Какой может и какой не может быть цель выступления

-Так вот, вопрос... - продолжил Ванадий. - Вы, Гвидон, что хотите своим выступлением?

-Эээ... - Гвидон на сцене покрылся пятнами, но, видимо собрав волю в кулак, сохранил бодрость интонаций... - Какой хороший вопрос! Спасибо вам за него, действительно интересный вопрос...

Что отвечать дальше, Гвидон не знал. - Эээ... Я хочу рассказать вам о тенденциях к росту наших продаж на Кавказе...

-    Нет, подождите, - в голосе Ванадия зазвучали стальные нотки. - Вы действительно хотите нам сейчас рассказывать о продажах на Кавказе? Коллеги, это кому-то здесь интересно? У нас, кажется, здесь Коммерческий директор сидит, мы можем у него спросить. Правда, Филипп Амбразурович? - обратился Ванадий к коммерческому директору. - И всем известно, где эти данные взять можно. Гвидон, что вы хотите, рассказывая нам про продажи на Кавказе? Зачем это нам? Или зачем это вам? Вы же проектом по реорганизации продаж и маркетинга руководите, нет?

-    Ну, э... Спасибо за вопрос! Я понимаю ваше возмущение... - Гвидон как будто старался не ответить на вопрос, а использовать какую-то «технику ответов на вопросы» то ли с тренинга, то ли из книги. Это еще больше раздражало. - Я просто хочу проинформировать Вас о ходе проекта...

-    Проинформировать?! Проинформировать?!! - Ванадий закипал... - Нет, Гвидон, извините, но вы не понимаете моего возмущения! Только пока мы с вами сейчас разговариваем, мне на «ящик» уже упало около 20 писем. Скорее всего, меня ждет еще около 10 сообщений в мессенджерах и СМС. У меня будет несколько неотвеченных звонков, часть из которых - спам. И так у каждого из коллег, которым вы сейчас рассказываете про продажи на Кавказе. Вы не представляете, сколько людей прямо сейчас жаждут нас о чем-то информировать. Мы не хотим, чтобы нас информировали больше. Мы, наоборот, очень хотим, чтобы нас перестали все время информировать. Чтобы мы смогли сосредоточиться и наконец спокойно поработать!..

Так что, я прошу вас еще раз подумать и ответить более точно на вопрос - что же вы хотите своим выступлением? Что вы хотите от нас, уже информированных по самую макушку?..

-    Я... - Гвидон вздохнул... Повисла пауза, которая не стала заполняться «дежурными» фразами вроде «спасибо за вопрос» (Ванадий ощутил даже некоторую благодарность Гвидону за это). Голос Гвидона стал тише и спокойней. Кажется, он перестал «выступать», а начал просто разговаривать. - Я просто хочу, чтобы вы поддержали мой проект...

-    Ага, очень хорошо, - Ванадий смягчился. - Но не могли бы вы конкретизировать, какой именно поддержки вы от нас ждете?

-    Ну, конкретно от вас я ждал бы помощи с точки зрения внедрения СКМ. У нас на носу следующая фаза проекта, и как раз понадобятся сотрудники вашего Департамента... Кроме того, нужно проинтервьюировать наших лучших продавцов. Здесь не помешала бы поддержка коммерческого директора, Филиппа Амбразу- ровича. А вообще мне хотелось бы, чтобы все просто поверили в этот проект... И сказали бы что-нибудь вроде «Отлично, продолжаем!» Не стали бы закрывать проект. А я понимаю, что это может случиться, знаю, что сейчас непросто с финансами...

-    Отлично. Теперь мы лучше понимаем, что от нас нужно. Гвидон, когда готовитесь выступать - говорите о том, что от нас нужно в начале. Можете повторить в конце, чтобы мы лучше запомнили.

У нас же мало времени - скажите нам сразу выводы. Прямо в начале, первым тезисом. А уже потом рассказывайте предпосылки.

И про цели вашей презентации (они связаны с выводами) - запомните. Либо вам от нас нужно, чтобы мы что-то конкретное сделали. Либо вам от нас нужно, чтобы мы во что-то поверили, нас в чем-то убедить.

Иногда вы можете выступить с информацией, которая нужна нам для принятия какого-либо решения. Но это - уже совсем другой кейс...

Спасибо!

Ванадий замолчал, а Гвидон вернулся к слайдам и продолжил комментировать слайды. Ванадию снова стало скучно и досадно - такое ощущение, что Гвидон ничего не понял.

-    Подождите, - снова перебил его Ванадий. - Вот вы нам сейчас расскажете про продажи и в других регионах. Как это побуждает нас к действиям, которые вы хотите? Филипп Амбразурович - вас как-то побуждает? Хотите Гвидону Евсеевичу лучших продавцов на интервью отдать?

-    Нет, - сказал седой коммерческий директор. - Пусть работают. Это у нас на Кавказе и еще в паре регионов регулярные флуктуации - то вниз продажи, то вверх.
А в остальных регионах что? Падение. Медленное, но верное. У меня план продажделать некому, а вы хотите лучших от работы отрывать.

-    Как же быть... - расстроился Гвидон. - Интервью с продавцами нужны нам, чтобы понять потоки информации, какие они. Какая информация от клиентов попадает к нам, доходит ли она до маркетологов, до производства... Потом мы будем эти информационные потоки «прочищать», налаживать и оптимизировать...

Что важно сказать в выступлении, чтобы быть убедительным и реализовать цель

- Ну, а мне это зачем? Какие у меня будут проблемы, если я не сделаю то, что вы просите? Если я вам лучших продавцов не дам? - Филипп Амбразурович поправил очки. - Мне план делать надо. Я могу вам легко описать проблемы и риски, что будет, если мы план не сделаем. Денег не будет! Ни у Компании, ни у вас - на ваше «прочищение» и налаживание потоков...
 
-    Скорее всего, у вас, например, будут проблемы с возвратом дебиторской задолженности... - начал Гвидон.

-    Интересно. Но пока не убедительно. Дайте факты.

-    Ну... - Гвидон задумался на несколько секунд. - Просроченная дебиторская задолженность зависит от скоринга, то есть оценки наших клиентов. Если продавец видит, что у клиента дела пошли хуже - кому он должен сообщить, что оценку клиента надо изменить?

-    Своему руководителю, по идее.

-    Да, но все ли сообщают? И всегда ли эта информация доводится до начальства, которое уже вправе принять решение изменить этому клиенту условия отсрочки платежей? Это только одно из «белых пятен» в информационных потоках. Мы хотим понимать их все, чтобы эти потоки можно было оптимизировать и явно «зашить» в СКМ.

-    Да, так убедительнее, - сказал Филипп Амбразурович. - Но все же, чтобы принять решение, мне нужны конкретные цифры и факты. Вы говорите «мне нужны ваши лучшие продавцы для интервью». Кто конкретно и сколько человек вам нужно? На какое время вы их оторвете от работы? Ваши, хотя бы примерные, прогнозы, сколько недополученной прибыли выиграет Компания, если мы оптимизируем эти инфопотоки и они будут «жить» в СКМ?

-    Насколько я успел понять, из-за неправильной оценки клиентов наша Компания имеет просроченной дебиторской задолженности на 7,5 миллиона в месяц. Сколько из этой суммы удается вернуть в оборот? Не очень много. Если мы оптимизируем только эту часть информационного потока - минимум в 50% этих случаев мы сможем недопускать просрочки. Продавцы для интервью мне нужны по 4 человека из каждого региона. На полдня.

-    Вот теперь убедили. Будут вам лучшие продавцы. Встретимся, договоримся о графике интервью.

-    Спасибо, Филипп Амбразурович.

Ванадий Ванадиевич улыбнулся.

-    Вот про это, Гвидон, пожалуйста, в следующий раз и делайте слайды. И про это нам рассказывайте. А не про продажи на Кавказе. Хорошо?

Сначала определите цель - что вы хотите от слушателей. Затем подготовьте убедительные аргументы, почему мы должны сделать то, что вы просите (или поверить в то, во что вы верите). Аргументы будут убедительными тогда, когда во-первых - описывают проблемы, которые произойдут, если не сделать то, о чем вы просите. А во-вторых, содержат конкретные цифры и факты.

Пожалуйста, только без лишней воды. Приведите самые сильные аргументы - только то, что необходимо и достаточно, чтобы реализовать вашу цель.

Каковы минимальные требования к слайдам

И зачем вы сделали на слайдах такой мелкий шрифт? Не видно ж ничего!

-    Сам Босс сказал, что надо, чтобы было не более 4 слайдов...

-    Ну, а что стояло за этим распоряжением? В чем цель была, понимаете?

-    Ну, скорее всего, цель, чтобы выступление не было затянутым. Чтобы оно было краткое и по делу... - неуверенно сказал Гвидон.

Сам Босс на этих словах начал улыбаться:

-Точно. Абсолютно. И еще за тем, что вы в слайды не напихали лишней информации, которая не нужна. Но вы все равно умудрились. На самом деле, если ваше выступление уложится в отведенные по регламенту 10 минут, будет кратким и по делу - я не буду против даже 20 слайдов. Разве что придется их быстрее листать. Но читабельность важна. Не мельчите.

Не выступление является приложением к слайдам, а слайды являются приложением к выступлению, - резюмировал Ванадий Ванадиевич.

Как быть с вопросами, в том числе с каверзными?

В этот момент Гвидон Евсеевич (который во сне был Ванадием Ванадиевичем) начал просыпаться. Ему стало абсолютно ясно, что Ванадий Ванадиевич и не только он - никто не приходит на совещания и презентации специально, чтобы задавать сложные и каверзные вопросы.

Он приходит получить информацию, которая необходима для работы. Такую информацию, которая поможет принять важное для Компании решение, после которой в Компании что-то изменится в лучшую сторону. А когда в презентации такой информации нет - только тогда вопросы становятся «каверзными».

Важно понимать, какие цели были у слушателя, когда он задал вопрос. И отвечая - помочь ему в реализации этих целей. «Про вопросы - тоже важная мысль. Все это надо не забыть, записать, когда открою глаза...»

Окончательно проснувшись, Гвидон Евсеевич бросился к ноутбуку. Windows опять загружался долго, а Гвидон опасался забыть что-то важное. Он схватил ручку, первый попавшийся чистый лист бумаги и торопливо записал:

РЕЗЮМЕ

Цели выступления

Определите тип своей презентации. Цель следует из типа презентации:

Побуждающая. Цель - слушатели после презентации что-либо сделают / начнут или перестанут делать. Каким-либо образом изменят свое поведение.

Убеждающая. Слушатели после презентации поверят во что-то, во что раньше не верили. У участников изменится понимание какого-либо явления.

Помогающая принять какое-либо конкретное решение. Вам нужно точно знать, о чем участники будут принимать решение и какой им для этого не хватает информации. И дать как раз эту информацию.

Внимание. Если вам не все равно, какое решение примут участники, и вам важно, чтобы это было определенное решение, тип этой презентации - побуждающая (к принятию именно того решения, которое нужно вам).

Цели типа «информировать (просто ради того, чтобы информировать)», «отчитаться» (просто отчитаться и все), «привлечь внимание» - плохие цели. Если выступающий ставит перед собой такие цели, то, скорее всего, такая презентация будет неинтересна аудитории, и не удивляйтесь, что слушатели будут «сидеть» в своих смартфонах и ноутбуках.

Каким должен быть каждый информационный блок

Продумайте информационные блоки вашей презентации. О чем важно рассказать, чтобы это «работало» на цель? Если у вас есть сомнения - включать или не включать какие-либо информационные блоки, то скорее всего - не включать.

Слушатели, скорее, будут жаловаться на слишком затянутую презентацию, чем на слишком короткую.

Стремитесь к разумному минимуму информации, чтобы говорить коротко и по сути.

Посмотрите на свою презентацию глазами аудитории, слушателей, чтобы проверить, насколько эти информационные блоки необходимы и достаточны, чтобы приводить к цели.

Структура блока

В убеждающей и побуждающей презентации важна мотивация аудитории (к действию либо к изменению понимания). Поэтому каждый информационный блок внутри устроен следующим образом: сначала негатив, затем позитив:

1. Сначала описывается проблема - близкая слушателям, которая их касается/затрагивает эмоционально. Возможно также описать негативные последствия проблемы.

2. Затем описывается решение этой проблемы. То решение, которое Вы предлагаете, - поверить во что-то/изменить понимание, изменить свое поведение. Решение должно повторяться (пусть в разных формулировках) во всех информационных блоках.

Заранее подумайте, какие сомнения и возражения будут у слушателей. Вы можете включить информационный блок, направленный на то, чтобы развеять эти сомнения и аргументированно ответить на возражения.

Для презентации, которая нужна, чтобы принять конкретное решение, все проще. Просто дайте ту информацию, которая нужна для принятия этого решения. Информацию не обязательно подавать в виде «сухих данных», это могут быть истории best-practice, примеры бенчмарков и прочее.

Убедительность

Расплывчатые, неконкретные формулировки делают презентацию неубедительной. Приводите конкретные примеры, подтверждайте их цифрами и фактами. С цифрами и фактами невозможно спорить, их можно только проверять.

Слайды

Не выступление является приложением к слайдам, а слайды являются приложением к выступлению.

Сначала спланируйте выступление, и только потом подумайте, что нужно поместить на слайды, чтобы проиллюстрировать сказанное.

Старайтесь быть короче. Основные требования к слайдам: а) ничего лишнего; б) читабельность даже с самого заднего ряда; б) аккуратная верстка (как минимум выравнивайте «пятна» информации относительно друг друга на слайде и используйте одинаковые шрифты и элементы оформления).

Ответы на вопросы

Определите, когда вам будетудобнее отвечать на вопросы - в начале презентации или прямо по ходу. Скажите аудитории это явно в начале презентации.

Отвечая на вопросы, не обязательно каждый раз использовать всякие «техники присоединения» (говорить типа «Замечательный вопрос! ...») или «техники работы с возражениями». Достаточно дать содержательный ответ.

Перед тем как начать отвечать на вопрос, важно сделать следующее:

Убедиться, что вы понимаете вопрос. (Если не понимаете, то задайте уточняющие вопросы.)

Убедиться, что вы понимаете, чем вызван вопрос. (Если не понимаете - спросите.) Помните - никто не задает вопросы, чтобы «проверять», «оценивать» или «заваливать» вас. У людей обычно есть конкретные намерения, зачем/для чего им нужен ответ. Если вы понимаете эти намерения, вы сможете ответить более точно. (А если не понимаете - спросите.)

Убедиться, что вопрос относится к вашей теме выступления и интересен другим слушателям. (Если это просто частный вопрос конкретного слушателя, ответ на который интересен только ему, - пообещайте ответить после презентации.)

Если вы не знаете - просто ответьте, что не знаете. Не знать что-либо - нормально. (Лучше пообещайте найти эту информацию и прислать после выступления.)

Перед выступлением

Проверьте всe: технику, расстановку стульев, микрофоны.

А самое главное (еще до проверки) - прорепетируйте хотя бы пару раз ваше выступление.

И важно...

Не надо «выступать». У вас не должно быть специального «режима выступления», в который вы входите, когда выходите к аудитории. Просто разговаривайте с коллегами. Не надо пытаться «произвести впечатление», казаться умным, использовать специальные «умные», официальные, высокопарные или изысканные слова, канцелярит, сложные термины и прочее...

Эпилог

После совещания ТОП-менеджмента в коридоре офиса Ванадий Ванадиевич окликнул Гвидона.

-    Гвидон Евсеевич, спасибо вам, - сказал он и протянул Гвидону руку для рукопожатия. - Я давно не встречал у нас в Компании, чтобы выступали настолько хорошо - кратко, убедительно и по делу.

Проходящий мимо Сам Босс уловил обрывок этого разговора и остановился:

-    Гвидон Евсеевич, а давайте вы мастер-класс сделаете для наших управленцев. И в особенности - руководителей проектов. Как правильно готовиться
и делать такие презентации. Этого нам здорово не хватает, у нас - в том числе из-за этого фактора - совещания затягиваются. Вот прямо - не проинформируйте, а научите!

-    Сделаю, - ответил Гвидон. Только продумать все и подготовиться надо.

2010-2020 Key Solutions. Все права защищены.
Политика использования персональных данных

Сделано в FANKIN