Число писем, ежедневно падающих в наш электронный ящик, выросло за последние годы в разы. Писать их приходится и эйчарам. Самый частый адресат — сотрудники. Как сделать так, чтобы HR-письма не затерялись в море деловых посланий, чтобы их вовремя читали и следовали их букве?
В некоторых компаниях руководители получают в день по 200 писем. Разумеется, приоритет отдаётся тем, которые связаны с ключевыми рабочими вопросами, посланиям от руководства и клиентов, и только потом — от HR-службы. Каким бы грустным нам это ни казалось, но такова бизнес-реальность.
Получатели чаще и быстрее отвечают на письма:
Если же вопрос, по поводу которого написано письмо, второстепенен, а сам текст многословен и туманен, то такое письмо откладывается до лучших времён (и о нём частенько забывают).
Конечно, «исключительно важным» наше письмо просто так не станет, но… если оно будет лаконичным, а просьба в нём — несложной для исполнения, то это однозначно повысит его шансы.
«Информация», «к сведению» — плохие варианты. Нам нужно, чтобы сообщение уже своим заголовком выражало простоту и конкретность:
«Даты отпусков»;
«Сотрудники на тренинг»;
«Новый PR-менеджер — Пётр Иванов»;
«График работы в праздники»;
«Как подать заявку на внешнее обучение».
Скажите, что вам нравится больше? Читать такой текст:
«Согласно решению руководства, в мае будет проведён ассессмент-центр для сотрудников департамента продаж. В связи с необходимостью проведения ассессмент-центра силами консалтинговой компании, прошу вас ознакомиться с прилагаемым профилем компетенций для линейного уровня и высказать ваше мнение. Обращаю ваше внимание, что дальнейшие обучающие мероприятия будут ориентированы на развитие компетенций по данному профилю».
Или этот:
«В мае профконсультанты оценят каждого сотрудника из отдела продаж и дадут рекомендации по развитию.
Прошу убедиться, что в прилагающийся список включены все качества, которые требуются вашим подчинённым для хорошей работы».
Чем проще слова и предложения, тем проще разобраться в письме. Не заставляйте получателя письма напрягаться там, где можно без этого обойтись.
Примечание. Хорошо, если весь текст письма занимает не более одного экрана.
Люди ненавидят читать вложения, поэтому не заставляйте их это делать.
Вся первичная, необходимая для ознакомления информация, должна быть в теле письма.
Вложения полезны, когда в них:
Материал, который действительно интересен, но включать его в тело письма нецелесообразно (длинный прайс-лист, актуальная статья, буклет фитнес-клуба).
Объясните адресату, зачем ему нужно:
Например, мы просим всех составить график отпусков на 2015 год и отправить нам до 10 апреля.
Во-первых, это нужно:
Во-вторых, это необходимо сделать сейчас, так как уже в апреле много желающих уйти в отпуск.
Как правило, убеждают людей следующие доводы:
Тут помогает универсальная структура письма:
Очень важная часть в больших письмах — резюме. Именно в ней мы чётко формулируем, чего именно ожидаем от получателя: что ему нужно сделать, когда это нужно сделать, что и как написать в ответном письме.
Как в приведённом выше примере про ассессмент-центр, лучше писать не «прошу ознакомиться и высказать мнение», а «прошу подтвердить, что в список включены все важные качества и, при необходимости, дополнить его». Это делает нашу просьбу более конкретной и позволяет нам избежать долгой переписки.
Если вы просите адресата о нескольких действиях или передаёте несколько пунктов информации, то список поможет ему понять вас быстрее и правильнее, а также ничего не забыть.
Неудачно:
«Для компенсации затрат на учебную командировку необходимо до 18 апреля занести в службу персонала визированное руководителем заявление с оригиналами и копиями чеков».
Пример со списком:
«Для компенсации затрат на учебную командировку необходимо:
Подать документы необходимо до 18 апреля».
Просьбу, для которой не обозначен срок исполнения, намного проще отложить в долгий ящик. Но важно помнить, что в тот же ящик попадают и просьбы с отдалёнными сроками (выслать через неделю и более).
Поэтому, во-первых, всегда указывайте срок.
А во-вторых, разбивайте большие просьбы на этапы и пишите отдельные письма по каждому.
И если мы хотим, чтобы к нашим срокам относились серьёзно, то сразу по их истечении нужно строго спрашивать: «Не получил от вас информацию. Вы высылали? Когда сможете выслать?»
Однажды я консультировал T&D-менеджера крупной IT-компании — на тему корпоративных стандартов переписки, и помогал ему разрабатывать учебный курс по деловой переписке. На последней встрече он попросил меня помочь составить письмо — приглашение на тренинг для руководителей отделов. Когда выяснилось, что все эти руководители работают в том же здании, что и T&D-менеджер, и их всего 5–7 человек, я порекомендовал встретиться с каждым лично.
Не стоит переоценивать деловую переписку. Иногда ей нужно и помогать — подключать другие каналы, например:
2010-2024 Key Solutions. Все права защищены.
Политика использования персональных данных
Сделано в FANKIN
